La gestión de documentos en una empresa ya no es un problema crítico
Según las empresas de investigación, el 80 % de los empleados dedica en promedio 30 minutos al día buscando información, mientras que el 60 % dedica una hora o más a recrear documentos que ya existen. Con el uso de una solución informatizada de gestión de documentos, el grado de mejora en las actividades aumenta en al menos un 50 %, y los tiempos de aprobación de documentos se reducen de semanas a… tan solo unas horas.
La experiencia de la empresa rumana de TI Software Imagination & Vision (SIMAVI) en la implementación de su propia solución de gestión de documentos, SIVADOC, en diversos tipos de organizaciones, ha demostrado una reducción promedio del tiempo de comunicación del 70 al 80 %, así como una disminución significativa del tiempo empleado en la elaboración de diversos informes de actividad.
SIVADOC resuelve los problemas críticos de las empresas relacionados con la archivación electrónica, los flujos de trabajo, la indexación, la búsqueda, la seguridad, la administración y la integración de documentos.
SIVADOC ofrece una plataforma común que unifica los procesos y la información, con el objetivo de agilizar los flujos de documentos, facilitar el acceso a la información y, al mismo tiempo, proteger contra el acceso no autorizado. Con funciones complejas, SIVADOC organiza y controla de manera ordenada la supervisión, seguridad, circulación y archivado de todos los documentos de las actividades diarias de las organizaciones.
El producto SIVADOC incluye, como componentes integrados: un servidor de aplicaciones, un motor de flujos de trabajo conforme al estándar BPMN 2, un motor de reglas y decisiones, un módulo de seguridad y un sistema de autenticación única (SSO).
A través de SIVADOC, toda la información es accesible directamente desde el sistema informático, con funcionalidades adicionales para la síntesis de información.
La implementación de SIVADOC a nivel organizacional conducirá a una mejora en la calidad del procesamiento de documentos, a una reducción del archivo físico de documentos y al espacio de almacenamiento necesario.
Los beneficiarios directos de la mejora en los flujos internos de comunicación de información serán tanto la organización misma, gracias a una mayor eficiencia operativa y una reducción de los costos de procesamiento de documentos, como sus clientes, quienes disfrutarán de servicios más eficientes y una mejor comunicación.
Funcionalidades:
- Gestión de documentos
- Archivado de documentos
- Generación de documentos en formatos estandarizados
- Fácil recuperación de documentos
- Integración con sistemas de mensajería electrónica (correo electrónico) y sistemas de gestión de fax
- Integración con aplicaciones de Microsoft Office y el entorno de trabajo de Microsoft Windows
- Gestión de flujos de trabajo y seguimiento de actividades dentro de la organización
- Mecanismos para garantizar la seguridad del acceso a la información
- Mecanismos de administración
- Flexibilidad
Beneficiarios
La solución SIVADOC es utilizada por destacadas empresas rumanas de diversos sectores económicos, incluyendo:
- Astillero Naval Vard Tulcea
- Icepronav Galați
- C. GRIRO S.A.
- Banca Transilvania S.A.
- BRD Groupe Société Générale
